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利用者:Somme4096/タイムマネジメント

 

タイムマネジメント（時間管理とも、IPA: [taɪm ˈmænɪʤmənt]）とは、特定の活動に費やす時間を意識的に企画、制御するプロセスであり、特に効果、効率、生産性の向上に焦点をあてている。[1]

タイムマネジメントは仕事、社交生活、家族、趣味、個人的な関心などの分野で応用される。時間の効果的な運用は、日常の中で行える活動の選択肢の増加を伴うだけでなく[2]、特に期限付きの仕事、プロジェクト、目標などを完成する必要がある際に、特定のテクニック、ツールやスキルをもって達成されることが多い。[3]

当初、タイムマネジメントという言葉はビジネスや仕事の活動における応用のみを指していたが、やがて個人的な領域の活用の場合をも指すようになった。時間管理に関するツール、手順や手法、方法論を総合してタイムマネジメントのシステムを構築できる。

タイムマネジメントはプロジェクトの完了期限と範囲の設定を担うため、プロジェクトマネジメントにおいて必要不可欠な場合が多い。

文化間の時間管理に対する認識

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文化における時間観の違いは、その文化における時間管理の方法に影響を及ぼす。以下に、異なる文化における時間観を列挙する。

線形的時間観は、時間が線状に一時点から次の時点へと流れていくと捉える考え方である。この線形的時間観は、アメリカ合衆国やドイツ、スイス、イギリスなどの多くの北ヨーロッパ諸国において主流である。[4]

これらの文化圏に住む人々は、生産的な時間管理を重視し、時間の無駄につながるような意思決定や行動を避ける傾向がある[4]。 この様な時間観は、これらの文化圏がより「モノクロニック」であることーつまり、一度に一つのことだけを行うことを好む傾向があることに関連している。この効率を重視する文化性により、時間厳守の文化や作業期限の強い規範性が生まれた。[5]

多活性時間観は、複数の活動やタスクを同時にこなすほど良いと考える文化的時間観である。この時間観を持つ人々は、一度に多くの活動やタスクをこなすことに幸福感を感じる。[4] 多活的文化は「ポリクロニック」であり、一度に複数のタスクをこなすことを好む。この多活性時間観は、スペイン、ポルトガル、イタリアなど、南ヨーロッパ諸国の大部分で顕著に見られる[4]。

これらの文化圏に住む人々は、社交的な会話を重視するなど、彼ら自身がより重要だと認定した事項に時間を費やす傾向にある[4]。ビジネス環境においては、会議の時間を重視するよりも、質の高い会議を行うことに重点を置くことが多い。総合的に、効率よりもシナジーと創造性を重視する傾向にある。[6]

循環性時間観において、時間は直線的でも出来事に関連付けられたものでもないと考えられている。日々、月々、年々、季節、そして出来事は規則的な反復の中で発生するため、時間は循環的なものとして捉えられる。この見方では、時間は決して無駄にはならない。なぜなら、それは常に後で戻ってくるからであり、無限の量が存在すると考えられているのである[4]。

このような時間観は、日本や中国を含むアジアの大部分の国々で広く見られる。循環性時間観を持つ文化においては、タスクを正確に完了することがより重要とされている。そのため、多くの人は行動を起こす前に、意思決定と行動が起こす影響について多くの時間をかけて考える[6] 。循環的文化圏に生活する大部分の人は、他の文化が異なる時間観を持っていることを理解しており、グローバルな舞台で行動する際にはこのことを認識している傾向が見られる[7] 。この認識は、厳格なスケジュール遵守より、人間関係と合同作業の質を重視する観念をもたらすことが多い[8]。

神経心理学的な視点

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効果的に時間を管理する能力の過度かつ慢性的な欠如は、注意欠如多動症（ADHD）に起因する可能性がある。診断基準には、自己の能力不足感、整理整頓の困難、物事に取り掛かることの困難、複数のプロジェクトを同時に管理するのが困難であること、そして物事を最後までやり遂げることにおける困難などがある。

優先順位と目標の設定

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目標を記録し、プロジェクト、行動計画、またはシンプルなタスクリストに落とし込んだ後、個々のタスクまたは目標に対して、重要度を設定することが可能となる。締め切りを設定し、優先順位を割り当てることもできる。このプロセスにより、タスクリスト、スケジュール、または活動のカレンダーを含む計画が作成される。著者は、計画または見直しの範囲に応じて、日次、週次、月次、またはその他の計画期間を推奨することがある。これは、以下に示すように、さまざまな方法で行われる。

ABC分析

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Alan Lakein氏が開発した時間管理のABC法では、タスクをA、B、Cと3つの分類に大別する。


Aタスク

これらのタスクは最優先事項であり、最も緊急性が高い。締め切りが迫っているプロジェクトなど、迅速に完了しなければならない作業が含まれる。

Bタスク

これらのタスクは重要であるが、必ずしも特定の締め切りに関連付けられているわけではない。なるべく早く完了すべきである。

Cタスク

これらは最も重要度の低いタスクである。時間があるときを待って実行でき、即時の対応は必要ない。

パレートの分析

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  パレートの法則とは、結果の80%が原因の20%から生じるという考えである。効率性の分野では、20%のタスクを実行することで結果の80%を達成できることを意味する[9] 。時間管理の目的が生産性の向上である場合、これら「20%のタスク」は、より高い優先順位で扱われるべきである。[10]

アイゼンハワーの法則

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緊急性と重要性を評価するための基本的な「アイゼンハワー・ボックス」。各象限内のより正確なポイントに項目を配置することもできる。

「アイゼンハワーの法則」または「アイゼンハワーの原則」は、重要性と緊急性の原則を利用して優先順位と作業量を整理する方法である。この方法は、ドワイト・D・アイゼンハワーの言葉「私には2種類の問題がある。緊急なものと重要なものだ。緊急なものは重要ではなく、重要なものは決して緊急ではない。」に由来している[11]。アイゼンハワー自身はこの洞察を自分のものとは主張せず、（名前の挙がっていない）「かつての大学の学長」の言葉として紹介した。[12]

アイゼンハワーの原則を用いることで、タスクは重要／重要でない、緊急／緊急でない[13][14]という基準のもと分類され、アイゼンハワー・マトリックス（「アイゼンハワー・ボックス」または「アイゼンハワー意思決定マトリックス[15]」とも呼ばれる）の該当する象限に帰納できるようになる。各象限のタスクは、以下のように処理される。

  1. Important/Urgent quadrant tasks are done immediately and personally[16] e.g. crises, deadlines, problems.[15]
  2. Important/Not Urgent quadrant tasks get an end date and are done personally,[16] e.g. relationships, planning, recreation.[15]
  3. Unimportant/Urgent quadrant tasks are delegated,[16] e.g. interruptions, meetings, activities.[15]
  4. Unimportant/Not Urgent quadrant tasks are dropped,[16] e.g. time wasters, pleasant activities, trivia.[15]

目標の達成方法

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タスクリスト（ToDoリスト、または「やることリスト」とも）は、プロジェクトを完了するための手順など、完了すべきタスクの一覧の 記述である。記憶の代替または補完として機能する、インベントリツールの一種である。

タスクリストは経営管理、プロジェクトマネジメントやソフトウェア開発などの分野で応用される。一つ以上のリストが使われる場合もある。

タスクリストの項目の一つが完了すると、そのタスクにはチェックマークが付けられるか、取り消し線が引かれる。伝統的なタスクリストは、メモ帳やクリップボードなどの紙上にペン、鉛筆で書き留める形式を取っている。印刷またはソフトウェアチェックリストの形式をとることもある。

作家のジュリー・モーゲンスターン氏は、時間管理の「やるべきこと」と「やってはいけないこと」を提案している。

  • タスクリストを作成することは、重要なことすべてを明確にすることである。
  • 管理するための「時間のオアシス」を作る。
  • 「ノー」と言う。
  • 優先順位を設定する。
  • すべてのタスクが放棄できるとは思わないこと。
  • 重要なタスクが空き時間に完了するとは思わないこと。[17]

現在では、個人情報管理（PIM）アプリケーションやほとんどのPDAなど、数多くのデジタル版アプリケーションが利用できる。また、ウェブベースのタスクリストアプリケーションもいくつかあり、その多くは無料である。

タスクリストの整理

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タスクリストは、しばしば日時別に分けられ（日記に書かれたメモ）、階層化（分類されたメモ）される。最も単純な階層化システムは、すべてのタスクを記録するためのToDoリスト（またはタスク内容が書かれたファイル）と、一般的なToDoリストからタスクを転記することによって毎日作成される毎日のToDoリストを含む。代替案として、不要なタスクを避けるための「やらないことリスト」を作成する方法もある[17]。

  • 日々のToDoリストを重要度の順に番号付けし、その日の時間に応じて一つずつその順に実行するという方法は、ベスレヘム・スチール社の社長であったチャールズ・M・シュワブ氏（1862年~1939年）が「最も有益なアドバイス」として、コンサルタントのアイビー・リー氏（1877年 - 1934年）から受け取られている。[18][19][20]
  • アラン・レイクインは「ABC優先順位付け」の最初期の提唱者であった。彼が1973年に提示したシステムでは、「A」項目は最も重要（その内で「A-1」が最も重要）、「B」は次に重要、「C」は最も重要度が低いとされた。[21]
  • ABC分析の一つの応用[22]として、タスクを「A」（1日以内に行うべきタスク）、「B」（1週間以内に行うべきタスク）、「C」（1ヶ月以内に行うべきタスク）に分類するものがある。
  • To prioritize a daily task list, one either records the tasks in the order of highest priority, or assigns them a number after they are listed ("1" for highest priority, "2" for second highest priority, etc.) which indicates in which order to execute the tasks. The latter method is generally faster, allowing the tasks to be recorded more quickly.[17]
  • Another way of prioritizing compulsory tasks (group A) is to put the most unpleasant one first. When it is done, the rest of the list feels easier. Groups B and C can benefit from the same idea, but instead of doing the first task (which is the most unpleasant) right away, it gives motivation to do other tasks from the list to avoid the first one.

Various writers have stressed potential difficulties with to-do lists such as the following.

  • Management of the list can take over from implementing it. This could be caused by procrastination by prolonging the planning activity. This is akin to analysis paralysis. As with any activity, there's a point of diminishing returns.
  • To remain flexible, a task system must allow for disaster. A company must be ready for a disaster. Even if it is a small disaster, if no one made time for this situation, it can metastasize, potentially causing damage to the company.
  • To avoid getting stuck in a wasteful pattern, the task system should also include regular (monthly, semi-annual, and annual) planning and system-evaluation sessions, to weed out inefficiencies and ensure the user is headed in the direction he or she truly desires.
  • If some time is not regularly spent on achieving long-range goals, the individual may get stuck in a perpetual holding pattern on short-term plans, like staying at a particular job much longer than originally planned.[23]

Software applications

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Many companies use time tracking software to track an employee's working time, billable hours, etc., e.g. law practice management software.

Many software products for time management support multiple users. They allow the person to give tasks to other users and use the software for communication and to prioritize tasks.

Task-list applications may be thought of as lightweight personal information manager or project management software.

Modern task list applications may have built-in task hierarchy (tasks are composed of subtasks which again may contain subtasks), may support multiple methods of filtering and ordering the list of tasks, and may allow one to associate arbitrarily long notes for each task.[要出典][citation needed]

Time management systems

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Time management systems often include a time clock or web-based application used to track an employee's work hours. Time management systems give employers insights into their workforce, allowing them to see, plan and manage employees' time. Doing so allows employers to manage labor costs and increase productivity. A time management system automates processes, which eliminates paperwork and tedious tasks.

GTD (Getting Things Done)

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  The Getting Things Done method, created by David Allen, is to finish small tasks immediately and for large tasks to be divided into smaller tasks to start completing now.[24] The thrust of GTD is to encourage the user to get their tasks and ideas out and on paper and organized as quickly as possible so they are easy to see and manage. "The truth is, it takes more energy to keep something inside your head than outside," says Allen.[24][25]

ポモドーロテクニック

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Francesco Cirillo's "Pomodoro Technique" was originally conceived in the late 1980s and gradually refined until it was later defined in 1992. The technique is the namesake of a Pomodoro (Italian for tomato) shaped kitchen timer initially used by Cirillo during his time at university. The "Pomodoro" is described as the fundamental metric of time within the technique and is traditionally defined as being 30 minutes long, consisting of 25 minutes of work and 5 minutes of break time. Cirillo also recommends a longer break of 15 to 30 minutes after every four Pomodoros. Through experimentation involving various workgroups and mentoring activities, Cirillo determined the "ideal Pomodoro" to be 20–35 minutes long.[26]

The Evolution of Time Management: From Task Organization to Self-Management

Over time, the concept of time management has changed from simple tools like checklists to more complex techniques that emphasize setting priorities and coordinating tasks with objectives and values. The third generation of time management places a strong emphasis on setting objectives, organizing each day, and ranking tasks according to importance. A fourth generation has emerged, focusing on self-management rather than just managing time. It highlights the importance of managing expectations, relationships, and results, distinguishing between urgent and important tasks. Effective time management involves using personalized tools that cater to individual needs and planning in weekly terms to prioritize goals and adapt to unexpected events. Success in today's work environment depends on utilizing the right tools and strategies to achieve goals efficiently.[27]

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Time management is related to the following concepts.

  • Return on time invested: Effective time management is essential for maximizing Return on Time Invested (ROTI). By prioritizing tasks and organizing schedules, individuals can ensure that time is allocated to activities yielding the highest value.
  • Project management: Time management can be considered to be a project management subset and is more commonly known as project planning and project scheduling. Time management has also been identified as one of the core functions identified in project management.[28]
  • Attention management relates to the management of cognitive resources, and in particular, the time that humans allocate their mind (and organize the minds of their employees) to conduct some activities.
  • Timeblocking is a time management strategy that specifically advocates for allocating chunks of time to dedicated tasks in order to promote deeper focus and productivity.

脚注

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  1. ^ “TIME MANAGEMENT | Definition”. Template:Cite webの呼び出しエラー：引数 accessdate は必須です。
  2. ^ Stella Cottrell (2013). The Study Skills Handbook by Stella Cottrell (University of Leeds). Palgrave Macmillan. pp. 123+. ISBN 978-1-137-28926-1. https://books.google.com/books?id=jjQdBQAAQBAJ&pg=PA122 [リンク切れ]
  3. ^ “Time Management: 10 Strategies for Better Time Management” (英語). extension.uga.edu. 2024年10月31日閲覧。
  4. ^ a b c d e f Communications. “How Different Cultures Understand Time”. Business Insider. 2018年12月4日閲覧。
  5. ^ Draguns, Juris G. (2007-02-26). “Culture's Impact at the Workplace and Beyond” (英語). Reviews in Anthropology 36 (1): 43–58. doi:10.1080/00938150601177579. ISSN 0093-8157. http://www.tandfonline.com/doi/abs/10.1080/00938150601177579. 
  6. ^ a b Pant, Bhaskar (2016-05-23). “How various cultures perceive deadlines varies.”. Harvard Business Review. https://hbr.org/2016/05/different-cultures-see-deadlines-differently 2018年12月4日閲覧。. 
  7. ^ Duranti (2009年). “Everything is about time: does it have the same meaning all over the world?”. Template:Cite webの呼び出しエラー：引数 accessdate は必須です。
  8. ^ Dennis, Philip A.; Hall, Edward T. (1984). “The Dance of Life: The Other Dimension of Time”. Ethnohistory 31 (4): 309. doi:10.2307/482722. ISSN 0014-1801. JSTOR 482722. http://dx.doi.org/10.2307/482722. 
  9. ^ “The 80/20 Rule And How It Can Change Your Life”. Forbes. 2017年11月17日時点のオリジナルよりアーカイブ。2017年9月16日閲覧。
  10. ^ Ferriss, Timothy. (2007). The 4-hour workweek: escape 9-5, live anywhere, and join the new rich (1st ed.). New York: Crown Publishers. ISBN 978-0-307-35313-9. OCLC 76262350 
  11. ^ Dwight D. Eisenhower (August 19, 1954). Address at the Second Assembly of the World Council of Churches. オリジナルの2015-04-02時点におけるアーカイブ。. https://web.archive.org/web/20150402111315/http://www.presidency.ucsb.edu/ws/?pid=9991. "Evanston, Illinois. (retrieved 31 March 2015.)" 
  12. ^ Background on the Eisenhower quote and citations to how it was picked up in media references afterwards are detailed in: O'Toole (9 May 2014). “What Is Important Is Seldom Urgent and What Is Urgent Is Seldom Important” (英語). Quote Investigator. 11 April 2015時点のオリジナルよりアーカイブ。 Template:Cite webの呼び出しエラー：引数 accessdate は必須です。
  13. ^ Fowler, Nina (September 5, 2012). “App of the week: Eisenhower, the to-do list to keep you on task”. Venture Village 
  14. ^ Drake Baer (April 10, 2014), "Dwight Eisenhower Nailed A Major Insight About Productivity" Archived 2015-04-02 at the Wayback Machine., Business Insider, (accessed 31 March 2015)
  15. ^ a b c d e McKay; Brett; Kate (October 23, 2013). “The Eisenhower Decision Matrix: How to Distinguish Between Urgent and Important Tasks and Make Real Progress in Your Life”. A Man's Life, Personal Development. オリジナルの2014年3月22日時点におけるアーカイブ。. https://web.archive.org/web/20140322092307/http://www.artofmanliness.com/2013/10/23/eisenhower-decision-matrix/ 2014年3月22日閲覧。 
  16. ^ a b c d “The Eisenhower Method”. fluent-time-management.com. 2014年3月3日時点のオリジナルよりアーカイブ。 Template:Cite webの呼び出しエラー：引数 accessdate は必須です。
  17. ^ a b c Morgenstern, Julie (2004). Time Management from the Inside Out: The Foolproof System for Taking Control of Your Schedule—and Your Life (2nd ed.). New York: Henry Holt/Owl Books. pp. 285. ISBN 0-8050-7590-9 
  18. ^ Mackenzie, Alec (1972). The Time Trap (3rd ed.). AMACOM - A Division of American Management Association. pp. 41–42. ISBN 081447926X. https://books.google.com/books?id=tkTOSmAtuKMC 
  19. ^ LeBoeuf, Michael (1979). Working Smart. Warner Books. pp. 52–54. ISBN 0446952737. https://archive.org/details/workingsmart00mich 
  20. ^ Nightingale, Earl (1960). “Session 11. Today's Greatest Adventure”. Lead the Field (unabridged audio program). Nightingale-Conant. オリジナルの2013-01-08時点におけるアーカイブ。. http://www.success.com/articles/647-earl-nightingale-s-greatest-discovery 
  21. ^ Lakein, Alan (1973). How to Get Control of Your Time and Your Life. New York: P.H. Wyden. ISBN 0-451-13430-3 
  22. ^ “Time Scheduling and Time Management for dyslexic students”. Dyslexia at College. 2005年10月26日時点のオリジナルよりアーカイブ。October 31, 2005閲覧。 — ABC lists and tips for dyslexic students on how to manage to-do lists
  23. ^ “86 Experts Reveal Their Best Time Management Tips”. March 3, 2017時点のオリジナルよりアーカイブ。March 3, 2017閲覧。
  24. ^ a b Hammersley, Ben (September 28, 2005). “Meet the man who can bring order to your universe”. The Guardian (London: Guardian News and Media Limited). https://www.theguardian.com/technology/2005/sep/29/businesssense.businesssense March 5, 2010閲覧。 
  25. ^ Ferrari, Joseph R. (August 2015). “Getting Things Done On Time”. Oxford Clinical Psychology. doi:10.1093/med:psych/9780195130447.003.0002. http://dx.doi.org/10.1093/med:psych/9780195130447.003.0002. 
  26. ^ Cirillo, Francesco (2018-08-14) (英語). The Pomodoro Technique: The Acclaimed Time-Management System That Has Transformed How We Work. Crown. ISBN 978-1-5247-6071-7. https://books.google.com/books?id=rinKDQAAQBAJ&pg=PA21 
  27. ^ Thomack, Bill (2012-05-01). “Time Management for Today's Workplace Demands” (英語). Workplace Health & Safety 60 (5): 201–203. doi:10.3928/21650799-20120426-05. ISSN 2165-0799. PMID 22587696. http://www.slackinc.com/doi/resolver.asp?doi=10.3928/21650799-20120426-05. 
  28. ^ Project Management Institute (2004). A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide). Project Management Institute. ISBN 1-930699-45-X. https://archive.org/details/guidetoprojectma00proj 
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